금 정 구	◈ 기록은 우리가 이뤄가는 역사입니다 ◈
비밀기록물 관리 지침

목    차

Ⅰ. 일반사항	1

1. 목 적	1

2. 적용범위 및 대상	1

3. 근 거	1

4. 용어의 정의	2

5. 비밀기록물 관리의 원칙	3

Ⅱ. 비밀기록물 관리 개관	4

1. 비밀기록물 관리주체 및 역할	4

2. 비밀기록물 관리절차	5

3. 기록물 유형별 관리기준	6

Ⅲ. 처리과의 비밀기록물 관리	7

1. 생 산	7

1.1 보호기간 설정	7

1.2 보존기간 책정	8

2. 생산현황 관리	9

2.1 비밀기록물 통계 작성	9

2.2 비밀기록물 생산목록 작성	10

2.3 생산 현황 및 목록 통보	10

3. 재분류	11

3.1 비밀기록물 재분류의 주체	11

3.2 비밀기록물 재분류의 시점 및 대상	11

3.3 비밀기록물 재분류 원칙	12

4. 기록관으로 기록물 이관	13

4.1 이관대상	13

4.2 이관시기	13

4.3 이관준비	13

1) 일반문서로 재분류한 기록물(유형1)	13

2) 비밀보호기간이 만료된 기록물(유형2)	15

3) 생산 후 30년이 지난 비밀기록물(유형3)	16

4.4 이관방법	16

Ⅳ. 기록관의 비밀기록물 관리	18

1. 기록물 서고입고	18

2. 생산현황 통보	18

3. 열람·복사 등	19

3.1 처리근거 및 방법	19

3.2 열 람	19

3.3 대출/복사	19

4. 공개여부 재분류	20

5. 기록물 평가	20

6. 국가기록원으로 기록물 이관	21

6.1 이관대상	21

6.2 이관시기	21

6.3 이관방법	22

붙임 1. 서고별 시설·장비 기준	23

2. 기록물의 보존기간별 책정기준	24

3. 비공개 근거	28

4. 관련 법령	29

5. 접수증	31

6. 비밀기록관리 체크리스트	32

비밀기록물 관리 지침

Ⅰ		일 반 사 항

1. 목  적

공공기관의 비밀기록물의 생산, 생산현황 관리, 정리, 이관 등에 대한 사항을 규정하여 효율적으로 관리하기 위함

2. 적용범위 및 대상

공공기관에서 생산․보유하는 비밀기록물 원본을 적용대상으로 하며, 대외비기록물 원본에 대하여 준용함

※ 비밀 및 대외비 기록물 사본은 예고문이 정하는 바에 따름

3. 근  거

공공기록물 관리에 관한 법률 제32조(비밀기록물 관리의 원칙)

공공기록물 관리에 관한 법률 제33조(비밀기록물의 관리)

공공기록물 관리에 관한 법률 제34조(비밀기록물 생산현황 통보)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제66조(비밀기록물 관리 전용서고 등)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제67조(비밀기록물의 보존기간의 적용)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제68조(비밀기록물의 이관)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제69조(비밀관련 기록관리기준표의 관리)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제70조(해제된 비밀기록물의 정리)

공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제71조(비밀기록 생산현황 관리)

보안업무규정 제4조(비밀의 구분)

보안업무규정 제14조(예고문)

보안업무규정 제15조(재분류 등)

4. 용어정의

비밀기록물

그 내용이 누설될 경우 국가안전보장에 해를 끼칠 우려가 있는 국가기밀로서 보안업무규정에 의하여 비밀로 분류되는 기록물

비밀의 구분

중요성과 가치의 정도에 따라 Ⅰ급비밀, Ⅱ급비밀, Ⅲ급비밀로 구분

등급별	적용대상 범위
Ⅰ급비밀 (TOP SECRET)	․ 외교관계가 단절되고 전쟁을 일으키며, 국가의 방위계획․ 정보활동 및 국가방위에 반드시 필요한 과학과 기술의 개발을 위태롭게 하는 등의 우려가 있는 비밀
Ⅱ급비밀 (SECRET)	․ 국가안전보장에 막대한 지장을 끼칠 우려가 있는 비밀
Ⅲ급비밀 (CONFIDENTIAL)	․ 국가안전보장에 해를 끼칠 우려가 있는 비밀

보호기간

생산당시의 비밀분류의 사유에 따라 비밀로 유지․보호해야 할 필요가 있는 기간

예고문

비밀기록물 원본 및 사본에 비밀 보호기간, 처리방법, 보존기간을 명시한 표

비밀기록관리부

비밀의 작성․분류․접수·발송 및 취급 등에 필요한 모든 관리사항을 기록한 대장

비밀기록물 재분류

비밀등급·보호기간·보존기간을 변경하거나 일반문서로 다시 분류하는 행위

처리과

문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 과․담당관

기록관

공공기록물을 관리하기 위하여 공공기관에 설치하는 기록물관리기관으로 당해 기관의 기록관리 업무를 총괄하고 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하며 영구기록물관리기관으로 이관하는 기능을 수행

비밀기록물 사본파기

접수된 비밀기록물, 복제․복사 등의 방법으로 생산된 비밀 사본을 파쇄용해 그 밖의 방법으로 원형을 알아볼 수 없도록 완전히 소멸시키는 행위

5. 비밀기록물 관리의 원칙

비밀은 일반문서나 자재와 혼합하여 보관할 수 없음

Ⅰ급 비밀은 반드시 금고에 보관하여야 하며, 타 비밀과 혼합 보관하여서는 아니 됨

Ⅱ급 및 Ⅲ급 비밀은 금고 또는 철제상자나 안전한 용기에 보관하여야 하며, 보관책임자가 Ⅱ급 비밀취급인가를 받은 때에는 동일용기에 혼합 보관할 수 있음

보관용기에 넣을 수 없는 비밀은 제한구역 또는 통제구역 내에 보관하거나 내용이 노출되지 아니하도록 특별한 보호책을 강구하여야 함

기록관의 장은 비밀기록물 관리에 필요한 별도의 전용서고 및 시설․장비 등을 설치․운영하여야 함

※ 취급수량, 취급기간, 서고출입방식 등을 고려하여 일반서고의 일부공간을 지정하여 사용할 수 있으며, 이 경우 보호구역 지정, 이중출입 및 보존관리, CCTV 설비 등을 갖추어야 함

기록관의 장은 비밀취급인가를 받은 기록관 소속 공무원을 비밀기록물 전담 관리요원으로 지정·운영하여야 함

Ⅱ		비밀기록물 관리 개관

1. 비밀기록물의 관리주체 및 역할

관리주체					역 할
공공기관		처리과 비밀취급인가자			· 비밀 생산(등급분류, 보호기간·보존기간 책정) · 비밀생산현황 통보(→ 기록관, 5월) · 비밀 재분류 및 공개여부 구분 · 기록관으로 이관
		(이관)			* 일반문서로 재분류한 경우(유형1) * 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우(유형2) * 생산 후 30년이 지난 경우(유형3)
		기록관 비밀기록물 전담 관리요원			· 처리과 이관기록물 서고 입고 · 비밀생산현황 취합·통보(→ 국가기록원, 8월) · 열람·대출·복사 등 활용 · 비밀해제 기록물 공개 재분류(5년 주기) · 보존기간 만료 기록물 평가 · 국가기록원으로 이관
		(이관)			* 비밀 해제 기록물(유형 1·2) 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 * 생산 후 30년이 지난 비밀(유형3)
영구기록물관리기관		국가기록원 특수기록관리과 등			· 각급기관 이관비밀 전용서고 입고 · 비밀 전용 전산장비에 목록 등록·관리 · 각급기관 비밀생산현황 취합·관리 · 열람·대출·복사 등 활용 · 비밀 재분류(보존기간 30년 경과 등) · 비밀해제 기록물 공개 재분류(5년 주기) · 보존기간 만료 기록물 평가

2. 비밀기록물 관리 절차

관리단계		업무처리 기준 및 절차
① 비밀 생산·재분류 (처 리 과)		· 비밀등급 분류(Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급) · 보호기간 및 보존기간 설정(예고문 작성) <4월> <8월> · 비밀생산현황 통보(처리과 → 기록관 → 국가기록원) · 비밀 재분류(연 2회, 6월/12월) 및 공개여부 구분
② 기록관 이관 (처 리 과)		· 일반문서로 재분류한 경우(유형1) ⇒ 재분류한 다음연도에 일반기록물 이관 절차·방법에 따라 이관 · 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우(유형2) ⇒ 보호기간 만료 다음연도에 일반기록물 이관 절차·방법에 따르되, 유형1과 구분 이관 · 생산 후 30년이 경과한 경우(유형3) ⇒ 30년이 지난 다음연도에 봉인된 형태로 따로 이관
③ 서고 보존 (기 록 관)		· (유형1) 일반서고 · (유형2) 지정서고 * 일반서고보다 보안이 강화된 서고 · (유형3) 비밀 전용서고
④ 열람·대출·복사 (기 록 관)		· (유형1)·(유형2) 열람·대출·복사 가능 ※ 비공개기록은 생산부서 동의 필요 · (유형3) 제한적 열람허용(업무직접관련 + 비밀취급인가) ※ 대출·복사는 원칙적으로 불가능
⑤ 공개 재분류 (기 록 관)		· (유형1)과 (유형2) 중 비공개기록물/ 5년 주기 <필수> <권장> ※ 공개검토→ 처리과 의견조회→ 심의회 심의(공개·부분공개·비공개)
⑥ 기록물 평가 (기 록 관)		· (유형1)과 (유형2) 중 보존기간 만료 기록물 ※ 처리과 의견조회→ 전문요원 심사→ 기록물평가심의회 심의(보존기간 재책정·폐기·보류)
⑦ 국가기록원 이관 (기 록 관)		· (유형1)과 (유형2) 중 보존기간 30년 이상 기록물 ⇒ 보존기간 기산일로부터 10년 경과 시, 일반기록물 이관 절차·방법에 따라 이관(비밀과 함께 이관하지 않음에 유의) · (유형3) 생산 후 30년이 지난 모든 비밀 기록물 ⇒ 기록관으로 이관된 다음연도에 봉인된 형태로 이관

3. 기록물 유형별 관리 기준

유 형					관 리 기 준
비밀해제기록물		일반문서로 재분류한 경우 ( 유형1 )			이 관	· (처리과→ 기록관) 모든 기록물, 재분류한 다음연도 · (기록관→ 기록원) 보존기간 30년 이상인 기록물, 보존기간 기산일로부터 10년 경과 시 ※ 일반기록물과 동일한 절차·방법으로 이관
					보 존	일반서고
					열 람	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의 필요
					대 출	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의 필요
					복 사	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의 + 복사본 사용 후 파기 명시
					공 개 재분류	처리과에서 비공개로 분류한 기록물, 5년 주기 <필수> <권장> ※ 공개검토→ 처리과 의견조회→ 심의회 심의(공개·부분공개·비공개)
					평 가	보존기간 만료 기록물, 보존기간 재책정·폐기·보류 ※ 처리과 의견조회→ 전문요원 심사→ 기록물평가심의회 심의
		예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우 ( 유형2 )			이 관	· (처리과→ 기록관) 모든 기록물, 보호기간 만료 다음연도 ※ 일반기록물과 동일 절차·방법으로 이관하되, 유형1과 구분이관 · (기록관→ 기록원) 보존기간 30년 이상인 기록물, 보존기간 기산일로부터 10년 경과 시 ※ 일반기록물과 동일한 절차·방법으로 이관
					보 존	지정서고 * 일반서고보다 보안이 강화된 서고
					열 람	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의 필요
					대 출	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의 필요
					복 사	가능 * 비공개기록은 생산부서 동의/ 복사본은 사용 후 파기 명시
					공 개 재분류	처리과에서 비공개로 분류한 기록물, 5년 주기 <필수> <권장> ※ 공개검토→ 처리과 의견조회→ 심의회 심의(공개·부분공개·비공개)
					평 가	보존기간 만료 기록물, 보존기간 재책정·폐기·보류 ※ 처리과 의견조회→ 전문요원 심사→ 기록물평가심의회 심의
비밀기록물		생산 후 30년이 경과한 경우 ( 유형3 )			이 관	· (처리과→ 기록관) 생산 후 30년 경과 다음연도 · (기록관→ 기록원) 기록관으로 이관된 해의 다음년도 ※ 봉인봉투에 넣어 봉인된 형태로 이관
					보 존	전용서고
					열 람	제한적 허용 * 업무상 직접관련 + 비밀취급 인가
					대 출	원칙적 불가 * 단, 공무상 필요시 기관장 승인 후 가능
					복 사	원칙적 불가 * 단, 발행자 허가를 받은 경우 가능

Ⅲ		처리과의 비밀기록물 관리

1. 생산

처리과에서는 비밀 생산과 동시에 비밀등급, 보호기간 및 보존기간을 정하고, 생산현황을 관리하여야 함

1.1		보호기간 설정

비밀로 보호할 기간을「보안업무규정」에 따라 적정하게 판단·설정하고, 비밀원본에 예고문을 기재하여 보호기간을 명시

- 보호기간 만료 일자 또는 경우를 구체적이고 명확하게 기재

※ 보호기간이 만료되는 경우를 ‘처리 후’, ‘필요시’ 또는 ‘참고 후’와 같이 불분명하게 기재하여서는 아니 됨

※ 재분류 시기를 예측할 수 없는 비밀은 통상 생산일부터 1년 이내의 일자를 예고문의 보호기간에 기재한다.

◈ 예고문은 다음의 2가지 중 하나로 표시

(예시1) “일자”

원본	보호기간 : 2017.12.31. 이관/일반문서로 재분류	보존기간 : 5년
사본	보호기간 : 2017.12.31. 파기/일반문서로 재분류

(예시2) “경우”

원본	보호기간 : 2017년 계획수립시 이관/일반문서로 재분류	보존기간 : 10년
사본	보호기간 : 2017년 계획 수립 시 파기/일반문서로 재분류

비밀 생산일로부터 예고문에 기재한 시기까지 비밀로 보호

※ 예) 2017.4.5자로 비밀을 생산하면서 예고문의 보호기간을 2017. 12.31로 기재한 경우 보호기간은 2017.4.5∼2017.12.31까지임

비밀 보호기간이 만료되면 재분류 실시(보호기간 만료전 사전검토)

- 비밀등급·보호기간·보존기간 변경 또는 일반문서로 재분류

1.2		보존기간 책정

기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간*을 적용하여 비밀기록물 철 또는 건 단위로 책정

☆ 시행령 제26조에 따라 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년으로 구분, 책정기준은 시행령 별표1(【붙임 5】)과 같고, 기록관과 협의한 후 책정

※ 보존기간 기산일 : 비밀을 생산한 날이 속하는 해의 다음년도 1월 1일

보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간*으로 책정하고, 보호기간이 변경되는 경우 변경된 보호기간 이상으로 재책정

☆ 만료일을 기준으로, 보존기간의 말일(末日)이 보호기간의 말일(末日)보다 나중이거나 최소한 같은 날이 되도록 책정

(예시1) 2015.4.5, 비밀을 생산하면서 보호기간을 2017.6.30로 설정

- 보존기간의 기산일은 2016.1.1이고, 만료일은 2017.6.30보다는 나중이어야 하므로 보존기간은 최소 3년으로 책정하여야 함

원본	보호기간 : 2017.6.30. 이관/일반문서로 재분류	보존기간 : 3년
사본	보호기간 : 2017.12.31. 파기/일반문서로 재분류

※ 만약, 2016.6.30.에 비밀 재분류를 실시하여 보호기간을 2018.6.30.로 변경할 경우, 보존기간은 최소 5년으로 재책정하여야 함

(예시2) 2017.1.1, 비밀을 생산하면서 보호기간을 2017.12.31로 설정

- 보존기간의 기산일은 2018.1.1이고, 만료일은 2017.12.31보다 나중이면 되므로 보존기간은 1년으로도 책정가능

원본	보호기간 : 2017.12.31. 이관/일반문서로 재분류	보존기간 : 3년
사본	보호기간 : 2017.10.31. 파기/일반문서로 재분류

※ 다만, 이 경우 비밀 보호기간이 2017.12.31, 만료된다고 하더라도 기록물은 2018.12.31까지 보존하여야 함

비밀기록물 원본 및 비밀관리기록부에 보존기간 기재

- 비밀기록물 원본 : 예고문의 보호기간 오른쪽에 표시

※ 법 시행 이전에 생산된 비밀기록물 원본에도 ‘예고문의 오른쪽 적당한 여백’에 보존기간을 기입하여 관리하여야 함

- 비밀관리기록부 : 예고문 란에 괄호를 표시하고 그 안에 기입

2. 생산현황 관리

2.1		비밀기록물 통계 작성

(작성대상) 전년도의 비밀기록물 원본 생산․재분류 현황 및 전년도까지 보유하고 있는 비밀기록물 원본의 누적건수

구 분	작 성 내 용
생 산	· 전년도 생산한 비밀 원본의 건수
재분류	· 전년도 보유 비밀 중 일반문서로 재분류한 건수(해제) · 전년도 보유 비밀 중 등급·보호기간·보존기간을 변경한 건수
보 유	· 전년도까지 보유한 비밀기록물 원본의 누적 건수

(작성방법) 각각의 통계는 기록물유형별, 비밀등급별, 보존기간별, 보호기간별로 구분하여 작성

· 기록물 유형 : 문서류/ 도면·카드류/ 시청각류/ 간행물

· 비밀등급 : Ⅰ급/ Ⅱ급/ Ⅲ급

· 보존기간 : 1·3·5년/ 10년/ 30년·준영구·영구

· 보호기간 : 5년 미만/ 5∼10년 미만/ 10∼20년 미만/ 20∼30년 미만/

30년 이상/ 그 밖의 기간

2.2		비밀기록물 생산목록 작성

(작성대상) 생산 후 3년이 경과한 비밀기록물 원본 목록

(작성방법) 유형별(문서류·간행물·시청각류)로 구분 작성

※ 목록에 비밀(대외비)내용 포함 금지(보안업무규정 시행규칙 제7조)

2.3		생산 현황 및 목록 통보

(통보시기) 매년 5월 31일까지, 처리과 → 기록관

(통보대상) ‘전년도 비밀기록물 생산현황’ 및 ‘생산 후 3년이 경과한 비밀기록물 원본 목록’ (대외비기록물 별도 통보)

⇒ 기록관은 처리과별 통보내용을 취합·재작성하여 매년 8월 31일까지 아래사항을 국가기록원으로 통보하여야 함

ⅰ) 당해 공공기관의 전년도 비밀기록물 생산현황

ⅱ) 생산 후 3년이 경과한 비밀 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 목록

ⅲ) 다음연도 국가기록원 이관대상 비밀기록물 목록(생산 후 30년이 경과한 비밀로서 처리과로부터 이관받은 기록물현황

처리과

기록관

국가기록원

< 비밀기록물 생산 현황 및 목록 통보절차 >

매년 5월 31일까지 통보                    매년 8월 31일까지 통보

ⅰ) 전년도 비밀원본 생산·재분류·보유 현황    ⅰ) 처리과로부터 취합한 비밀원본 생산·재분류·보유 현황

ⅱ) 생산 후 3년이 경과한 비밀목록           ⅱ) 처리과로부터 취합한 생산 후 3년이 경과한 비밀목록

중 보존기간이 30년 이상인 기록물 목록

ⅲ) 다음연도에 국가기록원으로 이관할 비밀기록물 목록

3. 재분류

3.1		비밀기록물 재분류의 주체

비밀기록물의 재분류주체는 비밀취급인가를 받은 자

- 비밀을 생산 또는 관리하는 자

- 비밀취급인가권이 있는 자

- 비밀을 생산한 기관

- 비밀의 발행기관이 불분명한 경우는 접수한 기관

- 타기관으로부터 인수한 비밀원본의 재분류권은 인수한 기관

재분류권자의 재분류 실시 결과, 비밀유지, 비밀등급의 변경, 비밀 보호기간의 변경, 일반문서로 재분류, 파기 등을 결정하게 됨

3.2		비밀기록물 재분류의 시점 및 대상

비밀의 예고문 도래 시 또는 발행자의 직권에 의해서 실시

비밀원본에 대해 연2회(6월과 12월)재분류 검토실시

보존기간의 기산일부터 30년이 경과했을 때 재분류 검토

보안업무규정에 의해 1년에 2번씩 처리과의 보안담당자가 재분류를 실시

대상은 비밀 보호기간의 만료여부와 상관없이 보유하고 있는 모든 비밀기록물

재분류 결과, 등급의 변경이나 파기 등을 결정하고 원본의 표면의 적당한 여백에 검토필 표시를 하여야 함

※ 파기는 사본이나 복제본에 한하는 것으로, 보관책임자 또는 그가 지정하는 비밀취급인가자의 참여아래 그 비밀의 처리담당자가 행함

3.3		비밀기록물 재분류 원칙

1) 비밀해제 원칙

비밀 보호기간이 명시된 기록물은 보호기간 만료 시 비밀해제

비밀 보호기간이 명시되지 않은 기록물 중 생산된 지 30년 경과 기록물은 비밀해제

비밀 보호기간이 명시되지 않은 기록물은 보호기간이 기재된 유사 기록물의 보호기간을 적용하여 비밀해제

비밀 보호기간이 명시되지 않고 유사 기록물도 없는 경우에는 보안업무규정의 비밀 범주에 포함되는지 여부를 고려하여 비밀해제

※ 비밀해제 원칙에 의해 일반문서로 재분류된 경우는 정보공개법에 의거하여 공개 여부를 구분

2) 공개여부 구분 원칙

「정보공개법」제9조 제1항의 각호에 해당하는 비공개 대상 정보가 있는지 판단

「정보공개법」제9조 제1항의 각호에 해당하는 비공개 대상 정보가 유효한지 판단

- 기록물에 담긴 정보 내용이 공개되어 있는 경우에는 공개

- 기록물에 담긴 정보가 상식적이고 일반적인 정보일 경우에는 공개

- 사안이 완료되었거나 상황 종료된 경우에는 공개

- 30년 경과 비공개기록물의 공개원칙 준용

- 비공개하는 것보다 공개하는 것이 공익일 경우 공개

4. 이관

4.1		이관대상

일반문서로 재분류한 기록물(유형1)

예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 기록물(유형2)

※ 주기적으로 작성․갱신되므로 보호기간이 만료되어도 현재의 비밀과 유사한 내용을 포함하기 때문에 보존․열람 등에 있어 별도의 보호 조치가 필요한 기록물이 이에 해당

- 예) 을지연습, 충무계획, 전시임무카드, 무기․탄약현황, 보안심사, 작전명령,대테러 작전계획, 경호계획 등

생산 후 30년이 경과한 비밀 기록물(유형3)

4.2		이관시기

구 분	이 관 시 기
(유형1)	재분류 일자가 속한 년도의 다음연도 ※ 다만, 일반문서로 재분류한 후 해당 기록물을 일반문서철에 합철하여 관리하는 경우에는 일반문서철의 이관시기에 이관
(유형2)	보호기간 만료일자가 속한 년도의 다음년도
(유형3)	생산 후 30년이 경과한 다음연도

4.3		이관준비

1) 일반문서로 재분류 또는 예고문에 의하여 보호기간이 만료된 경우(유형1, 유형2)

< 비밀기록물 원본 정리 >

비밀등급 표시를 대각선으로 삭제하고, 비밀재분류 근거를 첫 면의 적당한 여백에 기입 후 기명날인

※ 재분류 표시(표지)는「보안업무규정 시행규칙」제29조에 따름

비밀 원본 첫 페이지 우측 상단 여백에 ｢공공기관의 정보공개에 관한 법률｣에 따른 공개여부를 기재하고, 비공개 대상정보를 포함하는 경우에는 괄호, 즉 “( )”를 표시하고 그 안에 비공개 근거를 기입함

* 비공개 근거는【붙임 6】참조

< 예시 : 일반문서로 재분류한 비밀 원본의 정리 >

Ⅲ 급  비 밀

CONFIDENTIAL

비공개(1호)

관리 번호			원본

○ ○ ○ ○ 국

수신자     내부결재

(경유)

제목       보안업무 세부추진계획

(내용 생략)

예고문	원본 : 2017.3.31, 일반문서로 재분류(2016.4.1)	보존기간 : 10년
	사본 : 2017.1.1. 파기

예고문에 의거 일반문서로 재분류 (2016.4.1) 직위 과장 성명 김 0 0	인

주무관 000    담당주무관 000    과장 김00    국장 000

시행 총무과-111  (2011.2.28)

우 609-701 부산광역시 금정구 중앙대로 1777(부곡동)

전화 051-000-0000

Ⅲ 급  비 밀

CONFIDENTIAL

< 비밀관리기록부 정리 >

‘비밀등급’ 란부터 ‘사본번호’ 란까지 삭제(2개의 적색선)한 후

그 사유를 ‘처리방법’란에 명시함. 다만 삭제한 부분은 그 내용을 확인할 수 있도록 남겨두어야 함

[별지 제13호서식]
비밀관리기록부
부처명 :														보관책임자 :
관리번호	접수ㆍ발송			문서번호	비밀등급	형태	건명	사본번호	예고문	보존 기간	보관 장소	처리방법					확 인
	년월일	생산처	수신처 (처리 담당)									등급변경	파기		보호기간 만료	기타	근거 (처리 일자)	처리자 (인)

‘처리방법’ 란에 기재된 내용을 확인한 후 ‘확인’란의 ‘근거’에 기록관 이관, 이관일자를 기재하고, ‘처리과(인)’에 인계자명을 기재함

< 예시 : 재분류된 비밀기록물의 비밀관리기록부의 기재방법 >

처리방법				확 인
등급변경	파기	보호기간 만료	기타	근거 (처리일자)	처리자 (인)
		○		기록관 이관 2017.12.30	인계자 홍길동

< 기록물 편철 및 이관목록 작성 >

기록물 원본은 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철

※ 다만, 관련 기록물철이 없거나 별도관리가 필요한 경우에는 그 기록물을 별개의 철로 편철하여 보존상자 편성

이관목록 작성(【붙임 3】서식)

2) 생산 후 30년이 지난 비밀기록물(유형3)

< 비밀관리기록부 정리 >

‘비밀등급’ 란부터 ‘사본번호’ 란까지 삭제(2개의 적색선)한 후

그 사유를 ‘처리방법’란에 명시한다. 다만 삭제한 부분은 그 내용을 확인할 수 있도록 남겨두어야 함

< 기록물 봉인 및 이관목록 작성 >

비밀 원본은 건별 또는 철별로 봉인봉투에 넣어 봉인

< 비밀기록물 봉인봉투 규격 >

구분	품 명	규 격(mm)	재 질	색 상
대	고급봉투(특호)	390×295	레자크지 200g	하늘색
중	행정봉투(4호)	330×240	크라프트지 100g	황색
소	행정봉투(3호)	250×190	크라프트지 100g	황색

※ 전자적인 형태로 생산된 비밀기록물을 이관하는 경우에는 국가정보원이 정하는 바에 따라 보안을 유지할 수 있는 전송망을 사용하여야 하며, 해당 시스템에 그 이관 기록이 유지되도록 하고, 전자적으로 생산된 접수증을 사용하여야 함

* 접수증 양식은 【붙임 5】참조

이관목록 작성(【붙임 3】서식)

4.4		이관방법

(유형1) 일반문서로 재분류한 기록물

⇒ 일반기록물의 이관 절차와 방법에 따라 이관

(유형2) 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 기록물

⇒ 일반기록물의 이관 절차·방법을 따르되, 유형1과 구분 이관

(유형3) 생산 후 30년이 지난 비밀 기록물

⇒ 비밀기록물 전담 관리요원에게 봉인된 형태 또는 국가정보원장이 정하는 보안이 유지된 전송망을 통하여 이관

Ⅳ		기록관의 비밀기록물 관리

1. 기록물 서고입고
(유형1) 일반문서로 재분류한 기록물 : 일반서고

(유형2) 예고문에 의하여 비밀보호기간 만료 기록물 : 지정서고

※ 지정서고는 일반서고 내의 별도공간 또는 별도캐비닛 등을 지정·운영

(유형3) 생산 후 30년이 지난 비밀 기록물 : 전용서고

※ 서고별 시설·장비는 보안강화를 위해【붙임 1】의 기준에 따라

설치할 것을 권장

2. 생산현황 통보

기록관에서는 매년 8월 31일까지 다음사항을 국가기록원으로 통보하여야 함(생산현황관리시스템 또는 전자문서)

당해 공공기관의 전년도 비밀기록물 생산현황 통계

생산 후 3년이 경과한 비밀 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 목록

다음연도 국가기록원 이관대상 비밀 목록

※ 생산 후 30년이 경과한 비밀로서 처리과에서 이관받은 기록물현황

3. 열람․복사 등

처리 근거 및 방법

구분	근거 및 방법
(유형1)	기록관의 열람규정에 따라 열람 등 제공
(유형2)
(유형3)	보안업무규정에 따라 보안조치 후 열람 등 제공

열람

구분	열람사유	열람조건	장소 및 방법
(유형1)	제한 없음	비공개 기록은 생산부서 동의	기록관 열람실, 담당자 입회
(유형2)
(유형3)	그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우	해당 비밀등급 취급 인가	비밀열람실, 비밀전담요원 입회

※ 비밀열람실 : 폐쇄회로 감시장치 등 보안장비가 설치된 공간

대출/ 복사

구 분	대출		복사
			조건	방법
(유형1)	비공개기록은 생산부서 동의			비공개기록의 복사본은 사용 후 파기명시
(유형2)				복사본은 사용 후 파기명시
(유형3)	원칙적 불가 ※ 단, 공무상 필요시 기관장의 승인 후 가능 (보안업무규정 제25조)	원칙적 불가 ※ 단, 발행자의 허가를 받은 경우 등 예외적 가능 (보안업무규정 제23조)		원본과 동일한 비밀등급과 예고문 명시, 사본번호 부여

4. 공개여부 재분류

대상 : (유형1)·(유형2) 중 처리과에서 비공개로 분류한 기록물

재분류 주기 : 기록관으로 이관된 해로부터 5년 마다

처리절차

기록관리전문요원 검토		기록물 건(쪽)별 공개·비공개 타당성 검토
처리과 의견조회(필수)		생산부서에서 법적 비공개사유, 진행 중인 업무와의 관련성 등 검토 후 기록관리 전문요원에게 통보
공개재분류 심의(권장)		심층적·전문적 검토 필요 시 자체심의회 구성·심의 ※ 국가안보에 미치는 영향 등 종합검토 ⇒ 공개·부분공개·비공개 결정

5. 기록물 평가

대상 : (유형1)·(유형2) 중 보존기간이 10년 이하인 기록물

평가시점 : 보존기간 만료 다음 연도

처리절차

처리과 의견조회		업무의 지속성을 위해 참조할 만한 행정적 가치 및 진행 중인 업무나 소송과의 연관성 등 활용가치 검토 비밀유지 비밀기록물 일반문서로 재분류 후 평가검토
기록관리전문요원 심사		단위과제 또는 단위업무의 보존기간과 일치여부, 증빙적·사료적 가치 등 검토
기록물평가심의회* 심의		처리과·전문요원 의견 종합검토, 역사적·전문적 심의 ⇒ 보존기간 재책정, 폐기, 보류 중 결정

* 5인 이내로 구성 : 소속공무원 + 민간전문가 2인 이상

6. 국가기록원으로 기록물 이관

6.1		이관대상

(유형1)·(유형2) 중 보존기간이 30년 이상인 기록물

(유형3) 생산 후 30년이 지난 모든 비밀 기록물

※ 예고문에 의한 보호기간 및 보존기간이 30년 이상인 기록물로서 생산된 날이 속하는 날의 다음연도부터 30년이 경과한 비밀

6.2		이관시기

구 분	이 관 시 기
(유형1)	보존기간의 기산일로부터 10년이 지난 다음연도
(유형2)
(유형3)	처리과에서 기록관으로 이관된 다음연도

< 기록물 유형별 이관시기 예시 >

(예시1) ‘일반문서로 재분류’ 또는 ‘비밀보호기간 만료’ 기록물

◈ 기록물명 : 예비군 전력정비 강화계획

◈ 생산년도 : 2001.0.0/ 비밀등급 : Ⅲ급/ 보호기간 : 2006.12.20/ 보존기간 : 영구

* 일반문서로 재분류 또는 보호기간 만료        * 보존기간 기산일로부터 10년까지는 기록관 보관

다음연도에 기록관으로 이관                 * 10년이 지난 다음연도에 국가기록원으로 이관

(예시2) 생산 후 30년이 지난 비밀 기록물

◈ 기록물명 : 율곡사업집행계획

◈ 생산년도 : 1987.0.0/ 비밀등급 : Ⅲ급/ 보호기간 : 2021.12.31/ 보존기간 : 영구

* 생산 후 30년이 경과한 다음연도에         * 기록관으로 이관된 다음연도에 국가기록원으로 이관

기록관으로 이관

처리과

(2001년)

기록관

(2007년 0월 0일)

국가기록원

(2012년 0월 0일)

처리과

(1987년)

기록관

(2017년 0월 0일)

국가기록원

(2018년 0월 0일)

6.3		이관방법

구 분	이 관 방 법
(유형1)	· 국가기록원 소관부서와 이관일정 협의 · 기록물철 단위로 편철 및 보존상자를 편성하여 이관
(유형2)
(유형3)	· 국가기록원 특수기록관리과와 이관일정 협의 · 기록물 건 또는 철별로 봉인봉투에 넣어 봉인 후 이관

※ (유형1)·(유형2)는 비밀기록물(유형3)과 따로 이관하여야 함

붙임  1. 서고별 시설․장비기준  1부

2. 기록물의 보존기간별 책정기준  1부

3. 비공개 근거  1부

4. 관련 법령  1부

5. 비밀기록관리 체크리스트  1부

〔붙임 1〕

서고별 시설․장비 기준

구 분		장 비	비 고
전용서고	시건장치	이중 잠금장치 설치	․지문인식기 ․열쇠, 카드키, 번호키
	보안장비	폐쇄회로 감시장치	․CCTV
	서가	개별 잠금장치 설치	․모빌렉 ․캐비닛
지정서고	시건장치	이중 잠금장치 설치	․지문인식기 ․열쇠, 카드키, 번호키
	보안장비	폐쇄회로 감시장치	․CCTV
일반서고	보안장비	폐쇄회로 감시장치	․CCTV

〔붙임 2〕

기록물의 보존기간별 책정기준(제 26조제1항 [별표1] 관련)

보존기간	대상기록물
영구	1. 공공기관의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물 2. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 국가나 지역사회의 역사경험을 증명할 수 있는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 국민의 건강증진, 환경보호를 위하여 필요한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 5. 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 6. 인문․사회․자연 과학의 중요한 연구성과와 문화예술분야의 성과물로 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 사항 중 영구보존이 필요한 기록물 7. 공공기관의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 기관장 등 주요직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 8. 일정 규모 이상의 국토의 형질이나 자연환경에 영향을 미치는 사업․공사 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 9. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 10. 제18조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의록 중 영구보존이 필요한 기록물 11. 제19조 각 호의 어느 하나에 해당하는 시청각기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 12. 국회 또는 국무회의의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물중 영구보존이 필요한 기록물 13. 공공기관의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물, 외부기관의 기관에 대한 평가에 관한 기록물 14. 대통령, 국무총리의 지시사항과 관련된 기록물중 영구보존이 필요한 기록물 15. 정책자료집, 백서, 그 밖에 공공기관의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 16. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 및 재해관련 기록물 17. 대통령, 국무총리 관련 기록물과 외국의 원수 및 수상 등의 한국 관련 기록물 18. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증명에 필요한 중요 기록물 19. 장․차관급 중앙행정기관 및 광역자치단체의 장의 공식적인 연설문, 기고문, 인터뷰 자료 및 해당 기관의 공식적인 브리핑 자료 20. 국회와 중앙행정기관 간, 지방의회와 지방자치단체 간 주고받은 공식적인 기록물 21. 외국의 정부기관 혹은 국제기구와의 교류협력, 협상, 교류활동에 관한 주요 기록물 22. 공공기관 소관 업무분야의 통계․결산․전망 등 대외발표 혹은 대외 보고를 위하여 작성한 기록물 23. 영구기록물관리기관의 장 및 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 장이 정하는 사항에 관한 기록물 24. 다른 법령에 따라 영구 보존하도록 규정된 기록물 25. 그 밖에 역사자료로서의 보존가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물 2. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 권리, 신분 증명 및 의무부과, 특정대상 관리 등을 위하여 행정기관이 구축하여 운영하는 행정정보시스템의 데이터셋(dataset) 및 운영시스템의 구축과 관련된 중요한 기록물 4. 토지수용, ｢보안업무규정｣ 제30조에 따른 보호구역 등 국민의 재산권과 관련된 기록물 중 30년 이상 보존할 필요가 있는 기록물 5. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 6. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 영구․준영구적으로 보존할 필요는 없으나 공공기관의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 기록물로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 장․차관, 광역자치단체장 등 고위직 기관장의 결재를 필요로 하는 일반적인 사항에 관한 기록물 3. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 공공기관의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 본부․국․실급 부서장의 전결사항으로 공공기관의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물 3. 관계 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리과 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 기관을 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산․회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위과제에 포함되는 예산․회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 따른다) 3. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민사상․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 처리과 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민․형사상 의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따름) 7. 처리과 수준의 주간․월간․분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
1년	1. 행정적․법적․재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 기관 내 처리과간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문 3. 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 4. 상급기관(부서)의 요구에 따라 처리과의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히 보고한 기록물(취합부서에서는 해당 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 한다)

〔붙임 3〕

비공개 근거(1~8호)

공개여부는 공개, 부분공개, 비공개로 구분하며, 다음 각 호에 해당하는 정보에 대하여 이를 공개하지 아니할 수 있다.

․제1호 : 법령상의 비밀․비공개 정보(보안업무규정에 따라 Ⅰ, Ⅱ, Ⅲ급 비밀로 분류되어 있다는 사실만으로 비밀해당성이 인정되는 것이 아니고, 해당 내용이 지금까지 일반에 공개되어 있지 않았고, 계속 비공개를 유지하여야 할 필요성과 상당성이 인정되는 경우)

․제2호 : 국가안전보장․국방․통일․외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있는 정보

․제3호 : 국민의 생명․신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 정보

․제4호 : 진행 중인 재판․수사 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할 만한 이유가 있는 정보

․제5호 : 감사․감독․검사․시험․규제․입찰계약․기술개발․인사관리․의사결정과정 또는 내부 검토과정에 있는 정보

․제6호 : 개인에 관한 정보

․제7호 : 법인․단체 또는 개인의 경영․영업 비밀 정보

․제8호 : 투기․매점매석 등으로 특정인에게  이익 또는 불이익을 줄 우려가 있는 정보

※「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조(비공개대상정보) 참조

〔붙임 4〕

관련 법령

【공공기록물 관리에 관한 법률】[시행 2020. 6. 4.] [법률 제16661호, 2019. 12. 3., 일부개정]

제32조(비밀 기록물 관리의 원칙) 기록물관리기관의 장은 대통령령으로 정하는 바에 따라 비밀 기록물 관리에 필요한 별도의 전용서고 등 비밀 기록물 관리체계를 갖추고 전담 관리요원을 지정하여야 하며, 비밀 기록물 취급과정에서 비밀이 누설되지 아니하도록 보안대책을 수립·시행하여야 한다.

제33조(비밀 기록물의 관리)①공공기관은 비밀 기록물을 생산할 때에는 그 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 끝날 때까지 관리되도록 하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.

②비밀 기록물의 원본은 대통령령으로 정하는 바에 따라 소관 기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다.

제34조(비밀 기록물 생산현황 등 통보) 공공기관의 장은 해당 기관이 생산한 비밀 기록물 원본에 대하여 대통령령으로 정하는 바에 따라 매년 그 생산·해제 및 재분류 현황을 소관 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. 이 경우 통보서식 등은 행정안전부령으로 정하되, 미리 국가정보원장과 협의하여야 한다.

【공공기록물 관리에 관한 법률 시행령】[시행 2020. 6. 4.] [대통령령 제30700호, 2020. 5. 26., 일부개정]

제66조(비밀기록물 관리 전용 서고 등)①기록물관리기관의 장은 법 제32조에 따라 비밀 기록물을 관리하기 위한 전용 서고 및 시설·장비 등을 설치·운영하여야 한다.

②법 제32조에 따른 비밀기록물 관리 전담 관리요원은 비밀취급 인가를 받아야 한다. 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 보안조치를 국가정보원장에게 요청하여야 한다.

③기록물관리기관의 장은 비밀기록물 및 비밀기록물 관리에 관한 정보를 취급하는 과정에서 비밀이 누설되지 아니하도록 국가정보원장이 정하는 보안대책을 수립·시행하여야 하며, 국가정보원장은 이를 확인할 수 있다.

제67조(비밀기록물의 보존기간의 적용)①법 제33조제1항에 따른 비밀기록물 원본(이하 "비밀기록물"이라 한다)의 보존기간은 기록물철 또는 건 단위로 정하되, 제25조제2항에 따른 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용한다.

②비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상으로 보존기간을 재책정하여야 한다.

제68조(비밀기록물의 이관)①공공기관이 법 제33조제1항에 따라 생산한 비밀기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생시 기록관 또는 특수기록관으로 이관하여야 한다.

1. 일반문서로 재분류한 경우

2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

3. 생산후 30년이 지난 경우

②기록관 또는 특수기록관의 장은 제1항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음 연도중에 관할 영구기록물관리기관이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관 또는 특수기록관에서 보존하여야 한다.

③제2항에 불구하고 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관은 그 공공기관에서 보존한다. 다만, 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 기록물의 경우에는 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.

④법 제33조제2항에 따라 전자적 형태로 생산되지 아니한 비밀기록물의 이관은 봉인된 봉투에 건 또는 권별로 담아 이관하여야 한다.

⑤일반문서로 재분류된 비밀기록물의 이관절차는 제32조 또는 제40조에 따른다.

제69조(비밀 관련 기록관리기준표의 관리)법 제18조에 따라 공공기관은 제25조에 따른 기록관리기준표의 단위과제에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 아니하도록 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다.

제70조(해제된 비밀기록물의 정리)①법 제18조에 따라 공공기관은 비밀기록물이 일반 문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리하여야 한다. 다만, 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 그 비밀기록물을 기록물철로 보아 관리할 수 있다.

②공공기관의 장 또는 기록물관리기관의 장은 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 및 법 제35조에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.

【보안업무규정】[시행 2020. 2. 15] [대통령령 제30352호, 2020. 1. 14, 일부개정]

제4조 (비밀의 구분) 비밀은 그 중요성과 가치의 정도에 따라 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. Ⅰ급비밀 : 누설될 경우 대한민국과 외교관계가 단절되고 전쟁을 일으키며, 국가의 방위계획·정보활동 및 국가방위에 반드시 필요한 과학과 기술의 개발을 위태롭게 하는 등의 우려가 있는 비밀

2. Ⅱ급비밀 : 누설될 경우 국가안전보장에 막대한 지장을 끼칠 우려가 있는 비밀

3. Ⅲ급비밀 : 누설될 경우 국가안전보장에 해를 끼칠 우려가 있는 비밀

제14조(예고문) 제12조에 따라 분류된 비밀에는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제33조제1항에 따른 비밀 보호기간 및 보존기간을 명시하기 위하여 예고문을 기재하여야 한다.

제15조(재분류 등) ① 비밀을 효율적으로 보호하기 위하여 비밀등급 또는 예고문 변경 등의 재분류를 한다.

② 비밀의 재분류는 그 비밀의 예고문에 따르거나 생산자의 직권으로 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 예고문의 비밀 보호기간 및 보존기간과 관계없이 비밀을 파기할 수 있다.

1. 전시·천재지변 등 긴급하고 부득이한 사정으로 비밀을 계속 보관할 수 없거나 안전하게 반출할 수 없는 경우

2. 국가정보원장의 요청이 있는 경우

3. 비밀 재분류를 통하여 예고문에 따른 파기 시기까지 계속 보관할 필요가 없게 된 경우로서 해당 비밀취급 인가권자의 사전 승인을 받은 경우

③ 외국 정부나 국제기구로부터 접수된 비밀 중 예고문이 없거나 기재된 예고문이 비밀 관리에 적당하지 아니하다고 인정되는 경우에는 접수한 기관의 장이 그 비밀을 최대한 보호할 수 있는 범위에서 재분류할 수 있다.

제30조(비밀의 이관) 비밀은 일반문서보관소로 이관해서는 아니 된다. 다만, 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제33조제2항 및 같은 법 시행령 제68조에 따라 기록물관리기관으로 이관하는 경우에는 그러하지 아니하다.

〔붙임 5〕

접 수 증

①일련번호		비밀송증		②발송일자		20 . . .
③수신			④참조
⑤건명
⑥사본번호		⑦수량		⑧등기번호
⑨발송책임자	직위 직명			성명 (인)

----------------- 자 ------- 르 ------ 는 --------선------------------

①일련번호		비밀송증		②발송일자		20 . . .
③수신			④참조
⑤건명
⑥사본번호		⑦수량		⑧등기번호
⑨이상시의 사유
⑩접수자	소속			성명 (인)
	직위 직명

〔붙임 6〕

비밀기록관리 체크리스트

구분	영 역	점검 항목	비고
처리과	생산관리	비밀기록물 원본에 비밀등급을 지정하였는가?
		비밀기록물 원본에 예고문을 기재하였는가?
		비밀기록물 원본의 보존기간은 보호기간보다 높게 책정하였는가?
		비밀기록물 원본의 보존기간은 기록물분류기준표의 해당 단위업무(기록물철) 보존기간을 적용하였는가?
		직권 혹은 예고문에 의하여 비밀기록물을 재분류하였는가?
		재분류 결과를 기록물 원본과 비밀관리기록부에 표시하였는가?
	현황관리	처리과는 전년도 생산․재분류․보유현황을 서식에 따라 작성하고, 기록관에 4월30일까지 통보하였는가?
		처리과는 비밀기록물 목록을 작성하고, 기록관에 4월30일까지 통보하였는가?
		처리과는 생산 후 3년이 지난 비밀기록물 원본에 대한 목록을 작성하였는가?
	이관관리	이관대상 기록물에 대해 편철과 넘버링 작업을 하였는가?
		비밀로 분류하지 않은 기록물은 공개여부를 구분하였는가?
		예고문의 보호기간이 남아있는 비밀기록물은 봉인하였는가?
		이관대상 기록물에 대한 이관목록을 작성하였는가?
		기록관으로 이관하는 기록물에 대하여 비밀관리기록부에 이관정보(인계일, 인계자명, 인수자명)를 기재하였는가?
기록관	권한 및 환경설정	비밀기록물 전담관리요원을 지정하고 비밀취급인가를 받았는가?
		비밀기록물 전용서고 시설․장비를 설치하였는가?
		비밀기록물 보안대책을 수립하였는가?
	현황관리	기록관은 처리과에서 작성한 전년도 생산․재분류․보유현황을 5월31일까지 취합하였는가?
		기록관은 처리과에서 작성한 생산 후 3년이 지난 비밀기록물 원본의 목록을 5월31일까지 취합하였는가?
		기록관은 통보받은 전년도 생산․재분류․보유현항을 관할 영구기록물관리기관으로 8월31일까지 통보하였는가?
	이관관리	처리과의 이관관리 항목을 확인하였는가?